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Krankmeldung: So informieren Sie Ihre Krankenkasse

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Krankmeldungen in Deutschland haben in den letzten Jahren zugenommen. An durchschnittlich 10,8 Arbeitstagen blieb jeder deutsche Arbeitnehmer etwa im letzten Jahr seiner Arbeitsstelle krankheitsbedingt fern – eine Steigerung von knapp zehn Prozent gegenüber dem Vorjahr und mehr als 15 Prozent gegenüber 2012.

Im März diesen Jahres belief sich der Krankenstand innerhalb der Gesetzlichen Krankenversicherung auf rund 5,3 Prozent.

summer flu 3© © fotolia -Sandor Jackal (#64261750)

Dabei liegt die Dunkelziffer an tatsächlichen Fehlzeiten höher, da nicht in allen Fällen entsprechende Vorschriften beachtet werden. Denn beim Thema Krankmeldung wissen viele Arbeitnehmer oftmals nicht genau, wie sie sich korrekt zu verhalten haben. Oder sie sind sogar falsch informiert.

Um keine Abmahnung zu riskieren, oder gar gleich den Job aufs Spiel zu setzen, müssen Sie im Krankheitsfall nicht nur den Arbeitgeber, sondern auch Ihre Krankenkasse darüber informieren – und dabei einige Fristen und Gesetze berücksichtigen.

In welchen Fällen müssen Sie sich krankmelden?

Grundsätzlich sind Sie als Arbeitnehmer dann arbeitsunfähig, wenn es Ihnen nach eigener Einschätzung nicht möglich oder zumutbar ist, zu arbeiten. Krank sind Sie als Angestellte auch dann, wenn abzusehen ist, dass es Ihrer Gesundheit schaden würde, wenn Sie sich weiter im Büro aufhielten.

Tritt der Krankheitsfall ein, sind Sie nach §5 Abs.1 Satz1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) verpflichtet, ihren direkten Vorgesetzten frühestmöglich nach Eintritt der Arbeitsunfähigkeit über

  • die Arbeitsunfähigkeit selbst
  • die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit

zu informieren. Dagegen reicht es nicht aus, irgendjemand im Betrieb von Ihrer Erkrankung in Kenntnis zu setzen, weil die Abwesenheit in dem Fall als unentschuldigt gilt und eine unentschuldigte Abwesenheit eine Kündigung nach sich ziehen kann.

Die Krankmeldung sollte idealerweise mündlich oder telefonisch erfolgen. Eine Mail oder SMS reicht unter Umständen zwar auch aus, kann aber je nach Einzelfall und Arbeitsvertrag nicht akzeptiert sein.

Übrigens: Bei einem sehr vertrauten Verhältnis zwischen Chef und Angestellten ist selbst sogar eine Benachrichtigung per WhatsApp möglich, wie Rechtsanwältin Julia Kaltenbach gegenüber dem MDR erklärt.

Entscheidet sich der Betreffende für den Postweg, sollte die Krankmeldung jedenfalls per Einschreiben verschickt werden.

Sind Sie selbst zur persönlichen Krankmeldung nicht in der Lage, sollten Sie jemandem beauftragen, der in Ihrem Namen die Arbeitsunfähigkeit dem direkten Vorgesetzten mitteilt. Dabei müssen Sie bestimmte Fristen beachten.

Welche Fristen müssen Sie beachten?

Der Gesetzgeber verwendet in dem Zusammenhang den Begriff „unverzüglich“, der sofortiges Handeln, idealerweise eine Benachrichtigung noch am Morgen vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn und einem geplanten Arztbesuch beinhaltet.

Eine halbe Stunde nach Arbeitsbeginn sollte Ihr Chef informiert sein, spätestens jedoch innerhalb der ersten Stunden, damit ihm genügend Zeit bleibt, die Arbeit umzuorganisieren.

Wie der Gesetzgeber grundsätzlich vorsieht, dürfen Sie nach erfolgter Krankmeldung bis zu drei Kalendertage ohne Attest das Bett hüten. Innerhalb dieser Frist sind Sie jedoch verpflichtet, einen entsprechenden ärztlichen Nachweis bei Ihrem Hausarzt zu erwirken, der spätestens am vierten Kalendertag dem Arbeitgeber vorliegen muss.

Allerdings kann Ihr Arbeitgeber das Attest schon bereits zu Beginn der Krankheit verlangen, wie die hiervon abweichende Regelung im Entgeltfortzahlungsgesetz formuliert. Üblicherweise ist diese Variante auf den früheren Zeitpunkt dann bereits in Ihrem Arbeitsvertrag gesondert schriftlich festgehalten.

Auch darf sich Ihr Chef oder direkter Vorgesetzter auf sein Direktionsrecht (Paragraph 315, BGB) berufen, das ihm erlaubt, eine Vorlage der Krankmeldung bereits vor Ablauf der gesetzlichen Frist einzufordern – meist ab dem ersten Tag an.

Die Krankmeldung können Sie beim Arbeitgeber persönlich abgeben oder diese per Einschreiben mit der Post zusenden. Ein Einschreiben mit Rückschein ist hier die beste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitgeber das Attest auch wirklich erhalten hat.

Sind Sie länger krank, müssen Sie eine weitere ärztliche Bescheinigung vorlegen. Auch in dem Fall sind Sie verpflichtet, Ihren Arbeitgeber unverzüglich zu unterrichten, bevor Sie die Krankmeldung dann an ihn verschicken.


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Bei jeder Erkrankung, die Arbeitsunfähigkeit nach sich zieht müssen Sie neben ihrem Arbeitgeber auch Ihre Krankenkasse über die Arbeitsunfähigkeit benachrichtigen. Im Paragraph 49 Abs. 1 Nr. 5 SGB V ist hierfür eine Woche nach Arbeitsunfähigkeitsbeginn festgelegt.

Lassen Sie diese Frist ungenutzt, riskieren Sie Ihren Anspruch auf Krankengeld, wenn Sie länger als sechs Wochen arbeitsunfähig bleiben sollten.

Wie genau sollte Ihre Krankmeldung aussehen?

Frau, die Hnde auf dem Kopf© fotolia -weseetheworld (#74024222)

Gegenüber dem Arbeitgeber gibt es keine expliziten Vorschriften darüber, wie eine Krankmeldung zu gestalten ist, Sie können das ohne bestimmte Struktur und Form erledigen.

Die Krankmeldung an die jeweilige Krankenkasse erledigt normalerweise Ihr Hausarzt gleich mit. Allerdings sollten Sie dann darauf achten, dass die Bescheinigung einen Vermerk über die erfolgte Benachrichtigung enthält. Andernfalls sollten Sie Ihren Arzt darauf hinweisen.

Ist das aus welchen Gründen auch immer nicht möglich, oder bekommen Sie den Attest-Durchschlag für die Krankenkasse vom Arzt zur Weiterleitung ausgehändigt, müssen sie Ihre Kasse selbst informieren.

Dazu kann das entsprechende Service-Center der Kasse vor Ort persönlich oder in Vertretung aufgesucht werden. Alternativ ist jedoch auch hier der Postweg (Einschreiben) die gängigste und sinnvollste Lösung, um sicherzustellen, dass Ihre Kasse die Krankmeldung auch wirklich erhalten hat.

In den letzten Jahren sind einige Krankenkassen vor dem Hintergrund erhöhter Serviceleistungen rund um mehr Kundennähe und -freundlichkeit dazu übergangen, auf ihren Online-Portalen entsprechende Blanco-Vordrucke bereitzuhalten.

Auch versuchen Krankenkassen zunehmend ihren Mitgliedern die Krankmeldungen dadurch zu vereinfachen, dass sie mit Hilfe von gesonderten Formularen auf den Kassenportalen direkt online eingereicht werden können.

Auch Apps, die in der Versicherungsbranche zunehmend mehr werden, können vielerorts ebenfalls zum Einreichen von Arztrechnungen oder Rezepten genutzt werden, Krankenscheine werden jedoch bislang nur in Ausnahmefällen akzeptiert.

Solche Online-Formulare bieten derzeit etwa die TK oder auch die BKK Mobil Oil an.

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